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La Routine de Survie (Partie 2)

By April 21, 2020 One Comment

Dans le cadre de notre «routine de la tente» familiale, nous participons quotidiennement à une réunion matinale sur le COVID-19. Je préside la réunion pour aiguiller sa conduite. Ma femme parle de la situation locale. Mon aînée est responsable de la routine de conditionnement physique. Ma plus jeune nous mets au courant du plan de sensibilisation de la famille. Nous arrivons à un consensus sur les tâches de la journée, le plan des repas et notre activité de soirée. Certains amis et membres de notre famille éloignée ont participé afin qu’ils puissent ajouter une réunion semblable à leur routine familiale. 

Cette réunion quotidienne permet de partager de l’information en ce qui concerne les situations globales et locales, ce que nous faisons en tant que famille pour nous protéger et protéger les autres, planifier notre journée en travaillant sur tous les problèmes de coordination, détailler toutes les tâches à faire et les courses que nous devons accomplir. Cela nous permet également de faire cesser les rumeurs qui circulent sur les réseaux sociaux ou les sources médiatiques moins fiables. À titre d’exemple, nous posons des questions tel que « Qu’entendez-vous aux nouvelles? Que disent tes amis?» afin de stimuler la conversation. Cela est essentiel à l’époque des médias sociaux qui contiennent des pièges cyber et de « fausses nouvelles. »

La réunion matinale est l’activité la plus importante que nous menons en famille, car elle établit notre planification et notre exécution des préparatifs et des précautions contre le COVID-19.

[Photo de la réunion matinale des Gasparotto]

[À gauche : Journal de température familiale. À droite : La charte des symptômes du COVID-19]

 

Il est préférable de fournir des informations complètes dans un format standardisé afin que chacun sache à quoi s’attendre. Le contenu peut changer et souvent, cela arrive. Les titres et la manière dont l’information est communiquée suit un certain format. Les militaires reconnaîtront ce format car il est basé sur le format des ordres militaire, c’est-à-dire, le SMESC (situation, mission, exécution, services de soutien, et le commandement et transmissions). Dans le cadre de mon travail sur le développement du leadership, j’ai traduit ce format afin qu’il soit utilisable pour les civiles et dans la communauté des affaires. 

Vous trouverez ci-joint deux documents : 1) Un gabarit en format Microsoft Word pour votre utilisation personnel (imprimé ou électronique). 2) Ce même gabarit, en format PDF, rempli avec les détails que j’ai utilisé pour notre rencontre familiale le matin du 18 mars 2020, qui peut être utilisé à titre d’exemple. Vos données seront surement différentes basé sur vos situations personnelles.

Vous trouverez ci-dessous un gabarit du format que j’utilise pour la réunion quotidienne avec ma famille. Il est divisé en deux colonnes : titre et la justification. La colonne de justification a pour but de vous aider à comprendre pourquoi chaque rubrique est importante dans le contexte du COVID-19. Afin de faciliter le processus pour toute ma famille, après chacune des rubriques, je demande s’il y a des questions.

Puisque cela fait plus d’une semaine que nous suivons ce gabarit de réunion matinale, chaque sous-rubrique n’est pas toujours couvert en détail. À chaque jour, nous soulignons différentes mesures de précaution afin de réduire la durée de la réunion et de maintenir la participation de tout le monde.

RÉUNION QUOTIDIENNE – FORMAT

TITRE JUSTIFICATION
Situation Fournit le contexte et l’espace dans lesquels nous opérons.
  • Global
Une pandémie par définition est de nature mondiale. Ce qui se passe dans le monde aura un impact sur les conditions locales.
  • National / Provincial (Regional)
Le système de gouvernance canadien répartit certaines responsabilités entre les différents paliers du gouvernement. Leur capacité de répondre, ainsi que la manière dont ils répondent vont influencer le niveau local.
  • Local
La situation sur le terrain a le plus grand impact sur la vie de tous les gens. Exemple : l’accès à la nourriture, aux soins médicaux, aux transports en commun, etc.
  • Médical
L’information tirée de sources médicales réputées (L’organisation mondiale de la santé, Santé Canada, Santé publique d’Ottawa, etc.).
  • La météo
Les données météorologiques influence la prise de décision telles que faire des activités à l’intérieure ou à l’extérieure, la sélection des vêtements, la préparation aux tempêtes, etc.
Buts/ tâches Qui fait partie de l’équipe et quels sont leurs objectifs et tâches.
  • Mois/quart
Bien que l’impact à long terme de la pandémie est inconnu pour l’instant, les gens devraient identifier, si possible, quels sont leurs objectifs à moyen et long terme. La persévérance d’un but est essentielle à la réussite lors des crises. 
  • Hebdomadaire
Les crises crées souvent des pénuries (la nourriture, les masques, du papier toilette (WTF?) etc.) Prévoir d’avance la planification de plusieurs jours peut diminuer le nombre de tâches qui doivent être effectuées aujourd’hui.
  • Journalier (comment est-ce que ces buts/tâches peuvent s’intégrer dans la routine de la “tente”.)
Buts SMARE / tâches de la journée :

• Spécifique – cibler un domaine spécifique à améliorer.

• Mesurable – quantifier ou du moins établir une unité de mesure qui démontre une amélioration de la situation. 

• Attribuable – spécifiez qui le fera.

• Réaliste – indiquez quels résultats peuvent être atteints de manière réaliste, compte tenu des ressources disponibles.

• En fonction du temps – spécifiez quand le ou les résultats peuvent être atteints.

Horaire (dates et heures) Événements du calendrier : les rendez-vous, les dates d’échéance, les anniversaires etc. Les items qui font partis de la routine sont inclus dans la prochaine rubrique.
Instructions de coordination Détails additionnels sur la manière de faire les choses
  • Les routines
Routine de la «tente», routine hebdomadaire de conditionnement physique, routine quotidienne de repas, etc.
  • Instructions permanentes d’opérations (IPO)  (Doivent être exécuté de manière répétitive afin de devenir « permanentes »
Lavage des mains, l’utilisation d’équipements de protection (gants et masques), protocoles de toux et d’éternuements, etc.
  • Les réponses (si X arrive, nous devons faire les actions suivantes)
Exemple : Si un membre de la famille présente un symptôme COVID-19, le membre et la famille suivront les procédures préalablement établis.
  • Divers
N’importe quels détails additionnels qui peut être pertinents. Réfléchissez à ce que vous faites à tous les jours en ce qui concerne la lutte contre le COVID-19   et notez comment vous y faites face. Cela pourrait également être une instruction de coordination.
La logistique et l’administration Les biens / matériaux nécessaires pour soutenir aux besoins de votre famille et les documents requis pour faire avancer les choses.
  • La logistique
La nourriture, l’eau, les médicaments, l’assainissement, le carburant, les services publics, l’infrastructure, etc.
  • L’administration
Les aspects financier, bancaire, les impôts, les inscriptions, l’école, etc.
Les communications Les personnes avec qui vous êtes connecté et comment vous communiquez avec eux.

Pour certaines familles, vous devrez peut-être spécifier les moyens de communication (les appels téléphoniques, les SMS, les courriels, la messagerie directe sur les réseaux sociaux, le courrier, etc.)

  • La liste téléphonique
Les numéros d’urgence, médical, légale, les plus proches parents, l’épicerie en ligne, etc.
  • La matrice de communication
La personne désignée pour communiquer avec les amis et la famille. L’aplatissement de la courbe restreint la distance « physique ». Nous devons augmenter notre communication afin de rester de plus en plus « connecté »  avec nos proches.

Il y a deux conditions humaines très contagieuses : la panique et le sens de l’humour. Être bien informé, faire partie d’une équipe fiable et avoir un plan solide mais flexible diminue la panique. La routine de la tente et la réunion matinale y contribuent grandement.

C’est certain que tout cela parait lourd et ce que je vous propose semble avoir un style militaire. C’est pourquoi que je termine toujours ma réunion en demandant si quelqu’un a des commentaires finaux « Des questions, commentaires ou insultes…? » Ma femme et mes enfants aiment beaucoup l’émission de télévision MASH et en demandant s’ils ont des insultes à formuler, cela leur fait penser au Capitaine Hawkeye Pierce, une manière d’amener un peu d’humour à notre réunion.

S’il vous plait utiliser ce guide et partager le avec vos proches. 

Comme l’humanité l’a fait au cours de notre histoire, nous passerons à travers cela. Nous passerons à travers cela en travaillant ensemble. Je vous souhaite, à vous et à vos familles, « bon courage ».

 

About the Author

In 2006, then Major Mark Gasparotto deployed to Kandahar, Afghanistan as the Commander of 23 Field Squadron. The Squadron provided combat engineer support to the 1st Royal Canadian Regiment Battle Group during Canada’s second rotation in theatre. Upon his return home, Mark and 12 of his former officers and soldiers wrote the book Clearing the Way: Combat Engineers in Kandahar, now an award winning documentary film. 

Retiring from the Canadian Armed Forces in 2017 at the rank of Colonel, Mark is now the President of the Gasparotto Group.

 

This Blog was translated from English by Major Patrick Lanouette of the Canadian Armed Forces.

The Gasparotto Group helps organizations create cultures that develop highly effective leaders and build strong, resilient teams. 

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